Çalışan ve Stajyerlere İlişkin Aydınlatma Metni

INTERCOM FOLYO SANAYİ VE TİCARET AŞ

ÇALIŞAN VE STAJYERLERE İLİŞKİN

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

AYDINLATMA METNİ (İNSAN KAYNAKLARI)

INTERCOM FOLYO SANAYİ VE TİCARET AŞ (“INTERCOM-KURZ”) olarak İnsan Kaynakları politikalarımızın planlanması ve yürütülmesi amacıyla siz değerli iş arkadaşlarımızın birtakım kişisel verilerini işlemekteyiz. Kişisel verilerinizin işlenme süreçleri ile ilgili olarak sizleri bilgilendirmek adına ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda bu aydınlatma metnini hazırlamış bulunmaktayız. Bizlere ilettiğiniz veya edindiğimiz kişisel verilerinizi her koşulda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, doğru ve güncel haliyle, işlenme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir şekilde belirli, açık ve meşru amaçlar için işlemekteyiz.

İşbu aydınlatma metni ile, Şirketimiz bünyesinde işlenebilecek kişisel verileriniz ile ilgili süreçler ve sahip olduğunuz haklar konusunda bilgi sahibi olabilirsiniz.

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekteyiz.

İnternet Adresi : http://www.intercom-kurz.com

Telefon Numarası : 0(212)422404

E-Posta Adresi : intercomfolyo@hs01.kep.tr

Adres : Yakuplu Mahallesi Dereboyu Cadde No:41/1 Beylikdüzü/İstanbul

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENECEĞİ

Veri Kategorizasyonu	Açıklama
Kimlik Bilgisi	Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), pasaport bilgisi, sürücü belgesi
İletişim Bilgisi	Telefon numarası, adres bilgisi, e-posta adresi, kurum içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
Eğitim Bilgisi	Öğrenim durumu, mezun olunan okul, dönem bilgisi, mezuniyet ortalaması, yabancı dil bilgisi, eğitim ve beceriler, seminer ve kurs bilgisi, sertifika bilgileri, bilgisayar kullanım bilgisi
İş Deneyimi Bilgisi	Toplam tecrübe, çalışma durumu ve unvanı, iş deneyimleri
Görsel ve İşitsel Bilgi	Fotoğraf, görüntü, ses kaydı
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	Çalışanın sosyal haklardan yararlanması için gerekli olan; yakınlarının iletişim, eğitim, sağlık, finansal ve kimlik bilgileri, evlilik tarihi, çocuk sayısı, aile fertleri kimlik bilgileri
Finansal Bilgi	Finansal ve maaş detayları, bordrolar, icra bilgileri, banka hesap bilgileri, özel sağlık sigortası/tamamlayıcı sağlık tutarı, asgari geçim indirimi bilgisi
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Sendika-Dernek-Vakıf üyelik bilgisi, eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı/mahkumiyet bilgisi, engellilik durumu/tanımı/yüzdesi, dini, sağlık verisi, kan grubu, sağlık raporları, işitme testi, göz testi, işe giriş ve periyodik muayene formları, sağlık ve doğum izni bilgileri, parmak izi/yüz tanıma bilgileri
Çalışma Bilgisi	Sicil no, pozisyon, birimi, unvanı, seyahat durumu, çalışma gün sayısı, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi	Eğitim bilgisi, imzalı katılım formu, aylık performansının değerlendirilmesi, hedef gerçekleştirme durumu, puantaj kayıtları
Personel Takip Bilgisi	İşe giriş-çıkış saati, izin bilgisi
Diğer	İkametgah belgesi, izin formunda belirtilen sebepler, referans, hobiler, SGK bilgileri, plaka bilgisi, aile taziye bilgisi, askerlik durum bilgisi, işten çıkma nedeni bilgisi, kütük bilgileri, nüfus kayıt örneği, emeklilik bilgisi ve veri işleme şartları dahilinde işlenen kişisel veriler

KİŞİSEL VERİLERİN HANGİ AMAÇLA İŞLENECEĞİ

Elde ettiğimiz kişisel verileriniz KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve 5. ve 6. maddede belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda işlenecektir:

• Özlük dosyanızın oluşturulması amacıyla kimlik bilgisi, eğitim bilgisi, çalışan performans ve kariyer gelişim verisi, personel takip bilgisi, finansal bilgi, banka hesap bilgisi, iletişim bilgisi, iş deneyimi, askerlik bilgisi, aile bireyleri ve yakın bilgisi gibi kişisel verileriniz işlenmektedir. 

• Kanuni bir hak olan izinlerinizi kullanabilmeniz, izin sebebinizin teyidi amacıyla izin sebebinizi destekleyici belgede yer alan size ve yakınlarınıza ait kişisel veriler işlenebilmektedir. 

• İşe devamınızı takip amacıyla işyerine giriş ve çıkış saat bilgileriniz işlenmektedir. 

• Disiplin kurulunda değerlendirilmenizi gerektiren durumlarda özlük dosyanızda yer alan kişisel verileri ve eğer bir olaya dahil olunmuşsa olaya ait görüntüler işlenmektedir. 

• Mahkemelerden ve çeşitli kamu kurumlarından gelen-giden evraklarla ilgili sürecin yönetimi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, adli sicil kaydı bilgisi ve yazışmanın içeriğine özgü olarak değişen bilgileriniz işlenmektedir. 

• İş kazasına maruz kalınması durumunda ilgili hakların tesis edilmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, sağlık bilgisi ve kazaya ait diğer kişisel veriler işlenmektedir. 

• Yasal hakkınız olan maaşların ve yan hakların getirdiği ücretlerin ödenmesi amacıyla finansal bilginiz işlenmektedir. 

• İlgili mevzuatta yer alan yükümlülüklerimiz kapsamında ve bu kapsamla sınırlı olmamak üzere adli sicil kaydı bilgileriniz işlenmektedir. 

• Bireysel emeklilik sigortası, özel sağlık sigortası/tamamlayıcı sağlık sigortası sürecinin yönetimi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, beden ölçüleri, sağlık bilgileri, size ve yakınlarınıza ait bilgiler gibi sigorta için gerekli kişisel veriler işlenmektedir. 

• Çalışma alanlarımız içerisinde ve çevresinde güvenliğin sağlanması, çalışma disiplini, performansın ve giriş çıkışların takibinin sağlanması amacıyla kimlik bilgisi, görsel ve işitsel bilgileriniz işlenmektedir. 

• Acil durum yönetim planlaması amacıyla sizlerin ve yakınlarınızın kimlik bilgisi ve iletişim bilgisi, kan grubu bilgisi işlenmektedir. 

• Sosyal etkinliklerin yürütülmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, doğum günü – evlilik yıldönümü, taziye bilgileri gibi kişisel veriler işlenmektedir. 

• İşten çıkış işlemlerinin yapılması amacıyla özlük bilgisi işlenmektedir. 

• Kartvizit basımının sağlanması amacıyla kimlik ve iletişim bilgisi işlenmektedir. 

• Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması amacıyla kimlik bilgisi, bu yönde özel bir sigorta yapılacaksa sigorta yapılırken istenen bilgiler işlenmektedir. 

• E-posta oluşturulması ve sistem kullanıcısı olarak tanımlanmanız amacıyla kimlik, fotoğraf ve iletişim bilgisi işlenmektedir. 

• Şirketimiz personellerine tanınmış promosyon, indirim kartları, burs ödemesi, hediye çeki vb. sosyal haklardan istifade edilebilmesi adına personellere ve personel yakınlarına ait kişisel veriler işlenebilmektedir. 

• İş elbisesi temini amacıyla beden ölçüleri bilgileri işlenmektedir. 

• İşyeri giriş/çıkış ve mesai kontrolünün sağlanması amacıyla parmak izi ve yüz tanıma bilgisi işlenmektedir. 

• Sözlü, yazılı veya dijital ortamdan tarafımıza ulaşan talep, soru, şikayet ve dileklerin sonuca ulaştırılması amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve başvuru ile ilgili personellerimizden tarafımıza iletilen kişisel veriler işlenmektedir.  

• İş birimleri arasında koordinasyon, iş birliği ve verimliliğin sağlanması ve geliştirilmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve performans bilgisi işlenmektedir.  

• Araç tahsisi veya kiralık araç verilmesi durumunda sürecin yönetilmesi amacıyla sürücü bilgisi (ehliyet) ve tahsis edilen aracın GPS takip (lokasyon) bilgileri işlenmektedir. 

• Seyahat organizasyonunun ve seyahat sigortasının sağlanması amacıyla kimlik, iletişim ve pasaport bilgileriniz işlenebilmektedir. 

• Telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi ve yemek kartı çıkarılması amacıyla kimlik bilgisi, sürücü belgesi, ayrıntılı telefon faturası içeriğinde yer alan iletişim bilgileri, arama, data/internet kullanımı bilgileri işlenmektedir. 

• İş sürekliliğinin ve takibinin sağlanması amacıyla; tahsis edilen bilgisayar, telefon, cep telefonu, laptop, tablet ve diğer elektronik cihazların içeriğinde yer alan kullanım bilgileri, ziyaret edilen internet siteleri, her türlü yazışmalar, e-postalar ve bu cihazların kullanımına ait her türlü veri işlenmektedir. 

• Şirketimiz ile iletişime geçmek adına her türlü sözlü, yazılı ve elektronik ortamda yaptığınız başvurularda başvurucunun kimliğinin tespiti amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve başvuru evrakına ekleyerek veya elden/sözel olarak bize iletilen diğer bilgiler işlenmektedir. 

• Şirketimizin organizasyon yapısının ve faaliyetlerinin tanıtılması amacıyla internet sitemizde fotoğraf, görüntü kayıtları, videoları gibi kişisel veriler işlenebilmektedir. 

• Asgari geçim indirimi vb. yan hakların hesaplanması ve bu sürecin yönetilmesi için aile bireyleri ve yakınlarının kişisel verisi işlenmektedir. 

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

İşlediğimiz kişisel verileriniz yukarıda sayılan amaçlar dahilinde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinin belirlediği koşullar çerçevesinde;

• İlgili mevzuat hükümlerine göre hizmetlerimizin ve faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına, bağımsız denetim firmalarına, mali müşavir/muhasebe firmalarına, hukuk bürolarına, 

• İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı organlarına, 

• Hizmetlerimizin ve faaliyetlerimizin yerine getirilebilmesi, sürekliliğinin ve koordinasyonun sağlanabilmesi amacıyla iş ortaklıklarımıza, tedarikçilerimize, 

• Geçerli hukuki sebebe dayanarak referans talep eden üçüncü kişi ve kurumlara, 

• Hizmetlerimizi ve faaliyetlerimizi gerçekleştirebilmek ve kolaylık sağlayabilmek amacıyla iş birliği içinde olduğumuz yurt içi ve yurt dışı gerçek/tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarına 

• Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketlerine, hastanelere ve sağlık kuruluşlarına, 

• Genel/Özel sigorta, sağlık sigortası ve bireysel emeklilik yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketlerine ve sigorta şirketleri ve acentalara, 

• Şirketimizin güvenliğinin sağlanması amacıyla güvenlik şirketlerine, 

• İş alanlarının geliştirilmesi, kalite standartlarımızın yükseltilmesi, maliyetlerin düşürülmesi amacıyla, mali, ticari ve finans, yönetim ve insan kaynakları konularında uzman danışmanlık firmalarına, 

• Etkinlik, konferans, kutlama ve benzeri sosyal etkinliklerin gerçekleştirilmesi ve kolaylık sağlanması amacıyla bu alanda faaliyet gösteren hizmet alınan firmalara, 

• Konaklama, ulaşım ve turistik amaçlarla turizm firmalarına, acentelere, otellere ve organizasyon şirketlerine, 

• Personellerimizin memnuniyeti çerçevesinde araştırma ve anket faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla anlaşmalı olduğumuz araştırma ve anket firmalarına,  

• Reklam ve tanıtım süreçlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla iş ortaklarımıza ve tedarikçilerimize, 

• Personele tanımlanacak çeşitli indirim ve imkanlardan yararlanmak amacıyla bu indirim ve imkanı sağlayan tedarikçilere, 

• Gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi veya araç tedariki amacıyla araç kiralama şirketlerine veya bu yönde hizmet veren diğer şirketlere,

• Personele özgü telefon hattı çıkartılması ve internet kullanımı amacıyla GSM operatörlerine ve internet sağlayıcılarına, 

• Şirketimizin bilinirliğini ve marka değerini artırmak, internet altyapısını geliştirmek ve güncelliği korumak amacıyla yurt içi ve/veya yurt dışı özel ve kamu tüzel kişiliklerine,  

• Kullandığımız işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi amacıyla, yurt içi ve yurt dışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine, 

• Gerek sözleşmesel gerekse idari yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla gerçek veya tüzel kişiler ile kamusal nitelikteki kurumlara 

 aktarılabilmektedir.

KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ ve HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz, Şirketimiz veya Şirketimiz adına veri işleyen gerçek/tüzel kişiler tarafından, başvuru formları, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi formları, anketler, iş başvuru formları, SGK kayıtları, iş sözleşmeleri, burs formları, sosyal medya uygulamaları, tedarikçilerimizden ve iş ortaklarımızdan gelen yazılı, sözlü ve dijital bildirimler, çağrı merkezleri ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile açık rızanız ya da KVKK’da öngörülen diğer veri işleme şartları kapsamında toplanmaktadır.

İLGİLİ KİŞİLERİN 11. MADDEDE BELİRTİLEN HAKLARI

Personellerimiz, Şirketimizin yukarıda yer alan adresine noter aracılığıyla gönderilecek ihtarname veya kimlik ibraz ederek şahsen başvuru yöntemiyle başvuruda bulunarak;

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) KVKK’nın 7’nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen hakların kullanılacağı iletişim başvuru kanallarımız ve yöntem, internet sitemizde veri sorumlusuna başvuru formunda ayrıntılarıyla düzenlenmiştir. Tarafımıza iletilen başvurular, talebin niteliğine göre talebin Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde yanıtlandırılmaktadır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.